Description du poste
Le/la Cadre administratif en Hôpital de proximité est basé(e) à l’Hôpital de Maripasoula. Il/elle coordonne tous les sujets administratifs et logistique de son secteur (Maripasoula, Papaïchton, Talhuen, Antecume Pata, Saül) en collaboration avec le Chef de service et le Cadre de santé.
Ses missions principales sont les suivantes :
- Assurer l’encadrement des secrétariats du secteur et contribuer à l’amélioration du parcours patient sur le volet administratif,
- Coordonner les sujets administratifs et logistiques du secteur et en être le relai auprès de la coordination des CDPS et des services internes du CHU,
- Contribuer aux projets structurants et au développement de partenariats avec les acteurs locaux.
MISSIONS
1/ Assurer l’encadrement des secrétariats du secteur et contribuer à l’amélioration du parcours patient sur le volet administratif
- Manager tous les sujets RH (gérer les départs, participer au recrutement, mettre en place le parcours d’intégration, réguler les demandes d’absence, gérer les conflits interpersonnels, mettre à jour les fiches de poste, évaluer les performances des agents etc…).
- Accompagner le développement des compétences des agents et définir les besoins en formation.
- Analyser l’activité et contribuer à son organisation, définir les rôles et les responsabilités de chacun, superviser la bonne réalisation des tâches et utilisation des outils afin d’assurer la fluidité du parcours patient.
- En collaboration avec le Chef de service, le Cadre de Santé et la coordination des CDPS, participer à l’amélioration du parcours administratif des patients, et être force de proposition : identifier les difficultés rencontrées, définir des solutions/processus adaptés et rédiger les procédures afférentes. Accompagner le changement.
- Animer l’équipe des secrétaires au sein du secteur et être garant des bonnes relations avec le secrétariat de Cayenne.
2/ Coordonner les sujets administratifs et logistiques du secteur, en être le relai auprès de la coordination des CDPS et des services internes du CHU
- Collaborer avec les services du CHU contribuant au fonctionnement des CDPS : faire le lien entre le secteur et les services de l’hôpital (direction CDPS, coordination logistique et administrative des CDPS, services techniques, informatique, bureau des entrées, régulation transport, biomédical, cellule formation etc…)
- Prendre en charge et suivre les demandes de services généraux, d’informatique, de formation ou toute autre demande administrative / logistique pour le secteur
- Centraliser et remonter les besoins en équipements du secteur
- Consolider et remonter les besoins en formation des équipes, en collaboration avec le cadre de santé, le chef de service et la direction des CDPS.
- En collaboration avec le responsable logistique, superviser les activités des logisticiens de secteur, notamment sur les volets logements et véhicules. Si nécessaire, mettre en place des procédures internes au secteur en lien avec la coordination des CDPS. Veiller au respect des règles établies par les agents.
- Organiser et veiller à l’équilibre des missions spécialistes (logistique transport, hébergement, bureaux disponibles, prise de rendez-vous et convocation des patients…)
- Préparer et organiser l’intégration des nouveaux arrivants (logistique arrivée / départ, parcours de formation interne, mise à jour des livrets d’accueil et diffusion etc…)
3/ Contribuer aux projets structurants et au développement de partenariats avec les acteurs locaux
- Participer et être force de proposition dans le cadre de tous les projets portés pour le secteur (organisationnels, infrastructurels…).
- Analyser tous les processus administratifs / logistiques, identifier les difficultés rencontrées et les remonter à la Direction des CDPS afin de définir conjointement des solutions / procédures facilitant le travail dans les centres
- Développer les thématiques de qualité / santé et sécurité au travail en lien avec les services internes à l’hôpital.
- Favorise la bonne communication avec les partenaires locaux sur les sujets inhérents à son poste
Le cadre administratif se déplace très régulièrement dans les CDPS de son secteur.
Les activités mentionnées sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service administratif et financier.
Autres détails
Profil recherché
Savoir-être :
- Pro activité et sens de l’initiative ;
- Rigueur, sens de l’organisation ;
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité ;
- Capacité à gérer une équipe ;
- Sens de la communication ;
- Autonomie et réactivité ;
- Adaptabilité ;
- Capacités analytiques.
Savoir-faire :
- Analyser les données et les justifier, évaluer l’activité et les impacts
- Contribuer à un projet
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné.
- Piloter et motiver une équipe, développer et valoriser les compétences des agents
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Construire et entretenir des liens partenariaux
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser et maitriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, Excel, etc.)
Prérequis, salaire et avantages :
- Titulaire ou contractuel (catégorie A ou B en fonction du projet)
- Titulaire d’un bac +2/3 en Gestion, administration, RH (ou équivalent)
- Expérience avérée en management
- Poste à temps plein du lundi au vendredi hors week-ends et jours fériés
- 25 jours de congés annuels + RTT
- Prime vie chère 40%
Description de l'établissement
Depuis 2023, les 3 établissements publics, le Centre Hospitalier de Kourou (CHK) de 106 lits et places, le Centre Hospitalier de Cayenne (CHC) de 795 lits et places et celui de l’Ouest Guyanais (CHOG) de 254 lits et places sont engagés dans la démarche GHT+ pour entamer leur rapprochement et territorialiser certaines activités dans la perspective du futur CHRU de Guyane.
Depuis le 1er janvier 2025 les trois hôpitaux publics sont réunis dans un groupement de coopération sanitaire établissement de santé (GCS -ES ). Ce GCS-ES est engagé dans la labellisation en tant que Centre hospitalier régional (CHR), une fois cette labellisation obtenue, une convention sera signée avec l’Université de Guyane en vue de sa reconnaissance comme CHU.
La Direction des Hôpitaux de Proximité-CDPS est dorénavant un des quatre piliers du CHU de Guyane, elle se compose de 3 hôpitaux de proximité (Saint Georges, Grand Santi et Maripasoula) et de 13 centres délocalisés de prévention et de soins (CDPS) divisés en 3 secteurs géographiques et répartis sur l’ensemble du territoire guyanais qui assurent l’accès aux soins de proximité des 20 % de la population guyanaise vivant dans des territoires isolés de l’intérieur de Guyane et le long des fleuves transfrontaliers au Brésil et au Surinam (60 000 habitants). Les enjeux logistiques sont forts comptes tenus de l’éloignement des sites et de leur faible accessibilité : la gestion des CDPS constitue un défi logistique quotidien pour transporter par voie routière, fluviale (pirogue) ou aérienne (hélicoptère ou avion), les équipements et matériels, organiser les rotations de personnels sur les différents sites et réaliser les transports de patients entre les CDPS et les hôpitaux de recours du littoral
Les CDPS réalisent une activité unique de soins, de prévention, d’éducation à la santé et de veille sanitaire sur l’ensemble du territoire guyanais. En 2024, les CDPS ont assuré 176 523 consultations, 3 780 mises en observation et réalisé 998 transferts urgents.
Depuis 2023, les hôpitaux de proximité bénéficient d’un accueil patient rénové et mis aux normes hospitalières, d’un plateau médico-technique (imagerie, biologie, antenne de pharmacie à usage intérieur), d’un accueil des urgences adultes, enfants et gynécologiques 24/24, d’une unité d’hospitalisation de médecine de 8 lits à Maripasoula, et 6 à Grand-Santi et Saint-Georges, de consultations spécialisées sur place et en télémédecine, et d’un doublement des moyens de prévention et d’aller-vers.
La création du CHU de Guyane en 2025 intègre un axe important sur le renforcement de l’offre de soins dans les CDPS avec des projets qui mobiliseront fortement les équipes basées à Cayenne.
L’année 2025 devrait voir l’ouverture de nouveaux CDPS, soit un nouveau défi pour la fonction logistique, qui sera sollicitée pour la mise en place opérationnelle des moyens matériels et humains nécessaires aux activités de soins dans ces centres.