Description du poste
Missions/Activités principales du poste
Accueil, orientation des personnes (formateurs, intervenants, agents, stagiaires…)
Organisation des salles de formation et les aménager en fonction des demandes des intervenants
Réception et traitement des appels et des mails
Traitement des courriers, dossiers (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Prise de note, frappe et mise en forme de documents
Création, reproduction et transfert de documents relatifs à la formation (attestations de formation, dossiers formations des agents…)
Prise de rendez-vous et gestion des agendas pour les réservations des salles de formation et réunion Gestion des stocks de matériel bureautique (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Missions/Activités spécifiques du poste :
Rédaction de courriers relatifs à la formation Communication des informations sur la formation dans les services concernés
Mise en place des actions de formations auprès des différents organismes de formation, en y inscrivant les agents Suivi et contrôle des dossiers formation :
Suivi des actions de formation auxquels les agents ont pu participer
Remboursement des frais de séjours des agents occasionnés lors de leurs déplacements pour se rendre sur leurs lieux de formation, les frais de restauration, ainsi que les frais pédagogiques auprès des organismes.
Renseignement et suivi au fil de l'eau de bases de tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
Participation à la clôture exercice comptable
Autres détails
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE REQUIS DU METIER :
Accueillir et orienter les intervenants, formateurs et agents
Définir, adapter et optimiser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
Organiser son planning de travail en fonction des priorités évoquées lors des réunions de service.
Identifier les informations communicables à autrui tout en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents divers
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports relatifs à la formation (attestations, dossiers de formation …)
Maîtriser les outils bureautiques et technologie de l’information et de la communication
Saisir le recueil des besoins en formation afin de mettre en place le plan de formation pour l’année à venir.
Etre capable de renseigner le personnel sur le droit à la formation (dispositifs de formation existants).
QUALITES NECESSAIRES:
L’organisation
La discrétion
La réactivité
L’autonomie
Description de l'établissement
Le Centre Hospitalier de Cayenne est l’hôpital de référence et de recours de la Guyane, il représente la porte d’entrée de l’Europe sur l’Amérique du Sud. Plus grand établissement de santé, il forme avec le Centre Hospitalier de Kourou et celui de Saint-Laurent, le Groupement Hospitalier de Territoire de Guyane.
Etablissement Dynamique au service de la Guyane, il est doté de 9 pôles d’activité (dont 7 cliniques) et de 17 centres délocalisés de prévention et de soin.
Sa transformation en Centre Hospitalier Universitaire est prévue pour 2025.