Adjoint administratif au secrétariat de la coordination des CDPS

Description du poste

L’adjoint administratif est basé(e) à Cayenne, au sein du secrétariat de coordination des CDPS.

Il/elle assure la gestion administrative des dossiers patients, en collaboration avec les secrétariats des centres de santé et hôpitaux de proximité.

Il/elle organise le transport sanitaire des patients entre le CDPS orienteur et le centre hospitalier d’accueil, en coordination avec les équipes logistiques des CDPS.

Il/ elle accueille et oriente les patients vers les interlocuteurs adaptés, en veillant à garantir un service de qualité.

Ses missions principales sont les suivantes :

1. Planifier les consultations des patients des CDPS au Centre Hospitalier de Cayenne (CHC) et au Centre Hospitalier de Kourou (CHK)
2. Assurer la gestion administrative des dossiers consultations et hospitalisations des patients CDPS
3. Organiser les transferts des patients nécessitant un transport aérien
4. Gérer le secrétariat médical des médecins spécialistes en veillant au bon déroulement de leurs activités administratives et logistiques.

MISSIONS

1/ Programmation des consultations des patients des CDPS au CHC, CHK, CHOG, en externe :

1. Réception de la demande de consultation programmée formulée par les professionnels des centres de santé et hôpitaux de proximité
2. Prise de rendez-vous dans les différents services concernés, avec réception d’un bon de convocation
3. Envoi du bon de convocation avec date et heure de rendez-vous vers le centre de santé ou l’hôpital de proximité

2/ Gestion administrative des dossiers consultations et hospitalisations des patients des CDPS :

1. Accueil physique et téléphonique
2. Gestion des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
3. Consultation des droits CGSS sur le consulteur. Le cas échéant, mise en place des rendez-vous avec le service social
4. Réception, création et traitement des dossiers du centre de santé, de l’hôpital de proximité et/ou du service d’hospitalisation (Formulaire d’Orientation Médical, pièces administratives)
5. Suivi des rendez-vous et séjours patients
6. Envoi journalier du bordereau de staff

3/ Organisation des transferts des patients nécessitant un transport aérien

Réservation de billets d’avion

1. Organisation du transport patient selon les modes de transports disponibles (avions, hélicoptères, pirogues, navettes etc.)
2. Transmission du billet d’avion au centre de santé demandeur et/ou au patient
3. Établissement des demandes d’accord préalable aller-retour auprès de la CGSS
4. Organisation du retour en commune des patients hospitalisés
5. Réalisation de bons de commande

4/ Gestion du secrétariat médical de médecins spécialistes :

1. Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, missions, visites, conférences et évènements).
2. Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, chirurgies et examens)
3. Création ou mise-à-jour des dossiers patients sur les logiciels (antécédents, comptes rendus, résultats d’analyses) et communication des données aux centres de santé
4. Suivi de la file active de la spécialité
5. Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles en lien avec les CDPS
6. Participation aux réunions mensuelles.

Divers tâches

1. Saisie des astreintes sur le logiciel interne.

SAVOIR FAIRE & SAVOIR ÊTRE

1. Respect inconditionnel des patients et de leurs familles
2. Respect du secret professionnel
3. Accueil attentif et courtois du public
4. Savoir travailler en équipe
5. Répondre et orienter de façon précise et adaptée
6. Savoir transmettre et dans les meilleurs délais les messages et/ou les demandes aux personnels concernés
7. Savoir communiquer de façon professionnelle à l’écrit et à l’oral
8. Respecter et appliquer les protocoles et procédures
9. Savoir être polyvalent en cas d’absence des collègues
10. Communiquer à l’oral en portugais, en aluku et en sranan tango dans un contexte professionnel est un plus.

SUJETIONS SPÉCIFIQUES

1. Capacité à gérer des situations de stress ou de conflit.
2. Interaction avec des publics non francophones

LIENS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Positionnement hiérarchique :

1. Responsable Administratif et Financier CDPS

Positionnement fonctionnel :

1. Responsable de la coordination administrative et projets des CDPS
2. Responsable de la logistique
3. Responsable transport
4. Médecins spécialistes

Relations internes :

1. Secrétariat des centres de santé
2. Assistantes sociales des CDPS
3. Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
4. Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
5. Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires

SALAIRE ET AVANTAGES

1. Niveau Bac (Bac technologique, professionnel, ...) à Bac + 2 en secrétariat ou sciences médico-sociales
2. Poste à temps plein, 35 H par semaine (lundi au vendredi), de 9h à 16h
3. 25 jours de congés annuels.

Autres détails